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Managed Document Review Powered By AI

By Marcelo Cardoso posted 11-27-2023 11:42

  

Please enjoy the blog post authored by Marcelo Cardoso, Legal Ops Supervisor, Mercado Livre.

It is nothing new that artificial intelligence is dominating discussion boards, forums, podcasts and all media, generating anxiety, fear and doubt. However, how can this technology really make a difference in everyday life? How can we use it to reduce our workload and improve the quality of our deliveries?

For example, we consider document review with the help of artificial intelligence (AI), a model that represents a revolution in the corporate environment. This technology offers a number of significant gain points for companies, while also presenting challenges and risks that need to be carefully managed.
 
What do we gain from this technology in our daily lives?
 
Improved Efficiency
AI enables the automation of document review tasks, speeding up the process and reducing dependence on human resources. This results in savings in time and operating costs.
 
Accuracy and Consistency
Algorithms are capable of identifying errors and inconsistencies in documents with high precision and consistency, minimizing human errors.
 
Big Data Analysis
AI can analyze large volumes of documents in real time, identifying trends and valuable insights that can guide strategic decisions.
 
Customization
AI systems can be trained to meet specific company needs, ensuring document review is aligned with internal policies and regulations.
 
Quick Response
AI can identify risks or issues in real time, enabling immediate response, which is vital in regulated industries.
 
Not everything is rosy, we also have risks.

Algorithmic Bias
If AI algorithms are trained on biased data, they can perpetuate biases, resulting in poor decisions and legal problems.
 
Data Privacy
Document review involves handling sensitive information. Ensuring the protection of this data is essential to prevent privacy violations.
 
Technological Dependence
An excessive reliance on AI can make the company vulnerable to technical failures or system unavailability, affecting regular operations.
 
Legal liability
Responsibility for AI document review must be clearly defined, as problems can arise, raising legal questions about who is responsible for errors or omissions.
 
Human Rejection
Some employees may resist adopting AI in document review, which can affect company morale and culture.
In summary, document review with AI offers significant opportunities for efficiency and accuracy, but it is essential to carefully address the associated risks. A balanced approach, which combines intelligent automation with human oversight and strict data governance policies, is the key to maximizing benefits and minimizing risks to the business.
 
Large companies are at the forefront of this topic, and we can learn a lot from the business model, LegalZoom, LawGeex, Lex Machina, MyCase, Rocket Lawyer, Xactly.


Please also enjoy this blog post in Portuguese
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Não é novidade que a inteligência artificial está dominando as mesas de discussões, fóruns, podcasts e todos os meios de comunicação, gerando ansiedade, medo e dúvida. Porém, como essa tecnologia pode realmente fazer a diferença no dia a dia? Como podemos usar ela para reduzir a nossa carga de trabalho e melhorar a qualidade das nossas entregas?
 
Consideramos por exemplo a  revisão de documentos com o auxílio da inteligência artificial (IA), modelo que representa uma revolução no ambiente corporativo. Essa tecnologia oferece uma série de pontos de ganho significativos para as empresas, ao mesmo tempo em que apresenta desafios e riscos que precisam ser gerenciados de forma cuidadosa.
 
O que ganhamos com essa tecnologia em nosso dia a dia?

Eficiência Aprimorada 
A IA permite a automação de tarefas de revisão de documentos, acelerando o processo e reduzindo a dependência de recursos humanos. Isso resulta em economia de tempo e custos operacionais.
 
Precisão e Consistência
Os algoritmos são capazes de identificar erros e inconsistências em documentos com alta precisão e consistência, minimizando erros humanos.
 
Análise de Big Data
A IA pode analisar grandes volumes de documentos em tempo real, identificando tendências e insights valiosos que podem orientar decisões estratégicas.
 
Personalização
Sistemas de IA podem ser treinados para atender às necessidades específicas da empresa, garantindo que a revisão de documentos esteja alinhada com políticas internas e regulamentos.
 
Rapidez na Resposta
A IA pode identificar riscos ou problemas em tempo real, permitindo uma resposta imediata, o que é vital em setores regulamentados.
Nem tudo são flores, também temos riscos. 

Viés Algorítmico
Se os algoritmos de IA forem treinados com dados tendenciosos, eles podem perpetuar preconceitos, resultando em decisões inadequadas e problemas legais.
 
Privacidade de Dados
A revisão de documentos envolve o manuseio de informações sensíveis. Garantir a proteção desses dados é essencial para evitar violações de privacidade.
 
Dependência Tecnológica
Uma dependência excessiva da IA pode tornar a empresa vulnerável a falhas técnicas ou indisponibilidade de sistemas, afetando a operação regular.

Responsabilidade Legal
A responsabilidade pela revisão de documentos por IA deve ser claramente definida, pois problemas podem surgir, levantando questões legais sobre quem é responsável por erros ou omissões.
 
Rejeição Humana
Alguns colaboradores podem resistir à adoção de IA na revisão de documentos, o que pode afetar a moral e a cultura da empresa.

Em resumo, a revisão de documentos com IA oferece oportunidades significativas de eficiência e precisão, mas é essencial abordar cuidadosamente os riscos associados. Uma abordagem equilibrada, que combina a automação inteligente com a supervisão humana e políticas rigorosas de governança de dados, é a chave para maximizar os benefícios e minimizar os riscos para o negócio.
 
Grandes empresas estão a frente deste tema e podemos aprender bastante com o modelo de negócio, LegalZoom, LawGeex, Lex Machina, MyCase, Rocket Lawyer, Xactly.


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